Was ist der Digitale Produktpass?

Der Digitale Produktpass DPP macht Produktinformationen entlang des gesamten Lebenszyklus digital verfügbar. Als zentraler Baustein der EU-Ökodesign-Verordnung (ESPR) schafft er eine einheitliche Datengrundlage für mehr Transparenz, Rückverfolgbarkeit, längere Produktlebenszyklen und eine funktionierende Kreislaufwirtschaft.

Von Material und Herkunft bis zu Reparatur und Wiederverwendung: Der DPP macht Produktinformationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg digital zugänglich. So erhalten Hersteller, Händler, Servicepartner und Verbraucher die Informationen, die sie für Kauf, Nutzung, Reparatur und Recycling benötigen. 

Dazu zählen je nach Produktgruppe etwa Materialien, CO₂-Fußabdruck, Energieeffizienz, Ersatzteile sowie Informationen über Recycling und Entsorgung. Ergänzend können Inhaltsstoffe, chemische Substanzen, Zertifizierungen und Konformitätsnachweise hinzukommen.

Kurz gesagt: Der DPP macht aus verstreuten Produktinformationen einen strukturierten, jederzeit digital zugänglichen Datensatz.

Mehr Transparenz schaffen und Kreisläufe schließen

Die EU will mit dem Digitalen Produktpass Produktinformationen entlang der gesamten Wertschöpfungskette zugänglich machen. So können Unternehmen und Verbraucher fundierter entscheiden - beim Kauf, bei der Nutzung, bei der Reparatur und beim Recycling.

Welche Daten für den DPP erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Produktkategorie ab. Dazu können unter anderem folgende Informationen gehören: 

• Produktinformationen: Artikel- und Modellnummern, Seriennummern, Zolltarifnummern, Gefahrgutklassifizierungen 

• Hersteller- und Produktdaten: Hersteller, Marke, Ursprungsland, Produktklassifizierung, sowie Nachhaltigkeits- und Umweltkennzahlen, Ersatzteilverfügbarkeit, Klassifizierungen nach ETIM oder eCl@ss

• Angaben zu Material und Nachhaltigkeit: Material- und Rohstoffzusammensetzung, Herkunft von Komponenten, Energieeffizienz, Reparatur- und Wartungsinformationen, Recycling- und Entsorgungshinweise

• Medien und Dokumente: Produktbilder, Videos und Animationen, Bedienungsanleitungen, Datenblätter, Zertifikate, Logos, CAD-Dateien und 3D-Modelle

• Angaben zu Konformität und Sicherheit: Handbücher, Sicherheitsdatenblätter, Zertifizierungen, technische Dokumente und Konformitätsnachweise

Schrittweise Einführung

Den Anfang macht am 18. Februar 2027 der Batteriepass. Er basiert auf der EU-Batterieverordnung, nicht auf der Ökodesign-Verordnung, und wird für Fahrzeug-, Leichtfahrzeug- und Industriebatterien mit einer Kapazität von mehr als 2 kWh verpflichtend. 

Die ersten ESPR-Produktgruppen folgen danach: Für Textilien, Aluminium und Reifen ist die Verabschiedung der delegierten Rechtsakte derzeit für das dritte bis vierte Quartal 2027 vorgesehen, die Pflicht greift rund 18 Monate später. Denn: Nach dem Erlass eines ESPR-Rechtsakts bleiben mindestens 18 Monate bis zur Anwendungspflicht. Wann die Pflicht tatsächlich greift, steht daher erst mit dem jeweiligen Rechtsakt fest. 

Für Möbel ist der delegierte Rechtsakt derzeit für 2028 vorgesehen. Ebenfalls für 2028 sind unter den energiebezogenen Produkten unter anderem Kühlgeräte und Elektrofahrzeug-Ladegeräte eingeplant. Die Umsetzungspflicht liegt damit bei 2029 bis 2030. 

Bei Elektromotoren und Drehzahlregelungen steht 2028 im Arbeitsplan. Die Kommission rechnet bei der laufenden Überarbeitung inzwischen mit einer Verabschiedung 2029.

Der aktuelle EU-Arbeitsplan reicht bis 2030 und endet mit Mobiltelefonen und Tablets. Für Chemikalien, Farben, Schmierstoffe und Reinigungsmittel laufen noch Machbarkeitsstudien ohne Termin. Auch für weitere Produktgruppen können sich durch künftige Arbeitspläne neue Prioritäten ergeben. 

Was das für Sie bedeutet: Wenn Sie Möbel herstellen, haben Sie bis etwa 2029 Zeit. Steht Ihre Produktgruppe noch nicht im Arbeitsplan, gilt dasselbe mit mehr Luft. In beiden Fällen lohnt sich der Aufbau jetzt, weil der Nutzen nicht erst am Stichtag beginnt.

Die zentrale Herausforderung: Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen

Excel und Insellösungen reichen dafür nicht aus.

Für den Digitalen Produktpass müssen Produktdaten aktuell, vollständig und nachvollziehbar vorliegen. Werden sie dezentral in Excel-Listen gepflegt oder manuell übertragen, entstehen schnell Lücken, Widersprüche und veraltete Informationen. 

Wer Produktdaten nicht frühzeitig zentral zusammenführt und strukturiert verwaltet, erhöht den manuellen Aufwand und erschwert die konsistente Bereitstellung der Informationen. 

In modernen Unternehmen entstehen Produktinformationen an vielen verschiedenen Stellen:

• ERP-Systeme liefern kaufmännische Daten

• PLM-Systeme verwalten technische Informationen

• Lieferanten stellen Material- und Herkunftsdaten bereit

• Qualitätsmanagement dokumentiert Zertifikate

• Marketing erstellt vertriebsrelevante Inhalte

Ohne eine zentrale Datenstrategie entstehen schnell:  

• uneinheitliche Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg

• manueller Pflegeaufwand und unnötige Abstimmungsschleifen

• Fehler bei Veröffentlichungen

• fehlende Transparenz über Datenquellen

• lange Time-to-Market bei neuen Produkten und Änderungen

Für den Digitalen Produktpass müssen diese Informationen zusammenlaufen, konsistent gepflegt und nachvollziehbar dokumentiert werden. 

Warum ein PIM-System die Grundlage für den DPP schafft

Ein PIM-System führt Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen und schafft einen zentralen Ort für deren Verwaltung. Dazu gehören unter anderem:

• Produktdaten zentral zu verwalten,

• Datenqualität sicherzustellen,

• Informationen zu standardisieren,

• Verantwortlichkeiten eindeutig zu definieren,

• Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren und

• Daten automatisiert an verschiedene Systeme auszugeben.

Damit bringt ein PIM-System bereits wichtige Voraussetzungen für die Bereitstellung der Daten im Digitalen Produktpass mit. 

Mehr Produkte, mehr Kanäle, mehr Komplexität: Wann ein PIM-System zur Pflicht wird

Ein PIM-System eignet sich vor allem für Unternehmen mit umfangreichen oder komplexen Produktsortimenten. Dazu gehören beispielsweise Industrieunternehmen, Großhändler, Hersteller und E-Commerce-Anbieter sowie Unternehmen mit internationalem Vertrieb oder mehreren Verkaufskanälen.

Mit zunehmender Zahl an Produktvarianten, Sprachen und Vertriebskanälen steigt auch der Aufwand für die Pflege und Bereitstellung konsistenter Produktinformationen. Eine zentrale Verwaltung kann dabei helfen, Daten einheitlich zu pflegen und für unterschiedliche Kanäle bereitzustellen.

PIM-System - kurz erklärt

Ein Product Information Management (PIM)-System ist die zentrale Plattform für die Verwaltung, Pflege und Verteilung von Produktinformationen.

Es bündelt sämtliche produktrelevanten Daten an einem Ort - von technischen Merkmalen, Produktbeschreibungen und SEO-Texten über Bilder, Videos und Dokumente bis hin zu Zertifikaten und Übersetzungen. Auch branchenspezifische Klassifizierungen wie ETIM oder eCl@ss sowie individuelle Attribute lassen sich strukturiert verwalten.

So entsteht eine zentrale, konsistente Datenbasis, die sich effizient für unterschiedliche Kanäle und Anwendungen nutzen lässt.

Eine Datenquelle. Alle Kanäle. Immer aktuell.

Als Single Source of Truth bündelt das PIM alle Produktinformationen zentral und hält sie aktuell, vollständig und konsistent. Änderungen werden einmal gepflegt und automatisch überall ausgespielt - vom Onlineshop über Marktplätze bis zu Händlerportalen.

Weniger Pflegeaufwand, weniger Fehler, einheitliche Produktdaten über alle Kanäle.

Wie unterstützt ein PIM-System die Umsetzung des Digitalen Produktpasses?

1. Zentrale Datenverwaltung

Alle Produktinformationen werden an einem Ort gepflegt. Änderungen -  etwa an Produktmerkmalen oder Lieferfähigkeiten - müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschließend allen angebundenen Systemen zur Verfügung. Kanalspezifische Anforderungen, Pflichtdaten und Inhalte werden individuell gesteuert - für eine konsistente und effiziente Produktkommunikation ohne manuellen Aufwand. 

2. Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Die Qualität der Daten entscheidet über den Erfolg des Digitalen Produktpasses.

Mit einem PIM-System lassen sich u.a.:

• Pflichtfelder definieren

• Datenvalidierungen durchführen

• Freigabeprozesse automatisieren

• Verantwortlichkeiten festlegen

• Änderungen nachvollziehen

So wird sichergestellt, dass nur geprüfte Informationen veröffentlicht werden.

3. Effiziente Zusammenarbeit durch zentrale Datenprozesse 

Marketing, Vertrieb und E-Commerce arbeiten mit einem einheitlichen Datenbestand. Lieferantendaten lassen sich direkt importieren und bei Bedarf durch Lieferanten selbst pflegen - für weniger Abstimmungsaufwand und schnellere Prozesse.

Ein PIM-System ermöglicht vor allem auch beim DPP eine strukturierte Zusammenarbeit und klare Prozesse bei der Datenpflege.

4. Länderspezifische Veröffentlichung von Prüfsiegeln und Auszeichnungen

Ein PIM ermöglicht die gezielte Steuerung von Zertifikaten, Prüfsiegeln und Herkunftsangaben je nach Land, Produkt und Verkaufsregion. So werden nur relevante und zulässige Informationen in den jeweiligen Märkten ausgespielt. 

5. Automatisierte Bereitstellung von Produktdaten

Ein wesentlicher Vorteil eines PIM-Systems ist die Möglichkeit, Daten automatisiert an unterschiedliche Kanäle auszuspielen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Websites

• Onlineshops

• Marktplätze

• Händlerportale

• Printkataloge

• Digitale Produktpass-Plattformen

6. Flexible Anpassung an zukünftige Anforderungen

Die Anforderungen an den Digitalen Produktpass werden sich mit der Zeit weiterentwickeln.

Ein modernes PIM-System bietet flexible Datenmodelle, sodass neue Attribute, Dokumente oder Anforderungen einfach ergänzt werden können. Unternehmen bleiben dadurch langfristig handlungsfähig.

PIM als Schnittstelle zwischen bestehenden Systemen

Ein PIM-System ersetzt bestehende Unternehmenssysteme in der Regel nicht. Es führt die dort entstehenden Produktinformationen zusammen und stellt sie für weitere Anwendungen bereit.

Ein PIM lässt sich beispielsweise mit folgenden Systemen verbinden:

• ERP-Systemen

• PLM-Lösungen

• DAM-Systemen

• Lieferantenportalen

• Nachhaltigkeitsplattformen

• Qualitätsmanagement-Systemen 

Einmal gepflegt. Überall konsistent.

Ein PIM führt Produktinformationen aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort zusammen. Dort können die Daten gepflegt und angereichert werden. Anschließend lassen sie sich automatisiert für den Digitalen Produktpass, den Onlineshop und weitere Vertriebskanäle bereitstellen.

So entfällt die wiederholte Pflege derselben Produktinformationen in mehreren Systemen. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass unterschiedliche Versionen eines Produkts veröffentlicht werden.

Kann ein PIM-System mit bestehenden Anwendungen integriert werden?

Ja. PIM-Systeme verfügen über standardisierte Schnittstellen (APIs) und lassen sich in bestehende IT-Landschaften integrieren. 

Typische Anbindungen bestehen zu ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen, Content-Management-Systemen (CMS), CRM-Lösungen, Marktplätzen sowie Digital-Asset-Management-Systemen (DAM).

So können Produktinformationen aus bestehenden Quellen übernommen und nach der Aufbereitung wieder an die jeweiligen Zielsysteme übergeben werden. 

Ohne saubere Produktdaten kein DPP. Zeit, das Fundament zu schaffen.

Der Digitale Produktpass setzt verlässliche Produktdaten voraus. Sind Informationen unvollständig, uneinheitlich oder auf mehrere Systeme verteilt, steigt der Aufwand für Prüfung, Pflege und Bereitstellung erheblich.

Ein PIM-System führt diese Daten an einem zentralen Ort zusammen und unterstützt Unternehmen dabei, sie konsistent zu pflegen und für unterschiedliche Anwendungen für verschiedene Kanäle und Systeme nutzbar zu machen. 

Die Einführung eines PIM-Systems bietet bereits heute konkrete Vorteile:

• höhere Datenqualität

• weniger manueller Aufwand

• schnellere Produktveröffentlichungen

• bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

• mehr Transparenz entlang der Lieferkette

•  bessere Vorbereitung auf künftige gesetzliche Anforderungen

Fazit: Mit einem PIM-System Produktdaten für den DPP vorbereiten 

Der Digitale Produktpass verlangt aufgeräumte Produktdaten, er schafft sie nicht. Mehr Transparenz, Nachhaltigkeit und belastbare Daten werden zur Pflicht. Unternehmen müssen ihre Informationen vollständig, konsistent und nachvollziehbar erfassen und über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg aktuell halten. 

Wer Produktdaten weiterhin in Excel-Listen, verschiedenen Systemen und einzelnen Abteilungen pflegt, erhöht den Aufwand für Abstimmung, Kontrolle und Aktualisierung. Ein PIM-System führt die Informationen an einem zentralen Ort zusammen und schafft damit eine gemeinsame Grundlage für den DPP und weitere digitale Anwendungen. 

Der DPP ist damit nicht nur eine regulatorische Anforderung. Er kann auch Anlass sein, bestehende Prozesse im Produktdatenmanagement zu überprüfen und Daten effizienter zu nutzen. Ein PIM unterstützt dabei, Produktinformationen konsistent zu pflegen und für verschiedene Kanäle und Systeme nutzbar zu machen. 

Wer frühzeitig investiert, schafft damit die Basis für Compliance und gleichzeitig für effizienten Omnichannel-Vertrieb und nachhaltiges Wachstum. 

Gerade im B2B-Umfeld mit umfangreichen Sortimenten, zahlreichen Produktvarianten und internationalem Vertrieb kann eine zentrale Produktdatenverwaltung zum strategischen Erfolgsfaktor werden. Denn Produkte verkaufen sich über ihre Qualität und über die Qualität ihrer Informationen. Unvollständige, widersprüchliche oder schlecht gepflegte Daten erschweren die Vermarktung.

Wie codeblick Sie bei der Einführung eines PIM unterstützt

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert die passende Software, eine durchdachte Datenstrategie und die Anbindung an bestehende IT-Systeme. 

codeblick begleitet Unternehmen von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Auswahl und Implementierung geeigneter PIM-Lösungen bis hin zur Anbindung von ERP-, Shop- und CMS-Systemen. So entstehen zukunftssichere Produktdaten-Prozesse, die Vertrieb, Marketing und Kunden gleichermaßen überzeugen.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Produktdaten. Ein Gespräch, danach wissen Sie, wo Sie stehen.